Planejamento, execução e controle de tarefas são atividades que exigem do gerente atenção. O mesmo acontece com a comunicação existente nos projetos.

Quando o escopo de um projeto é definido, normalmente é dividido em tarefas, cada uma com objetivos claros. Na medida em que as tarefas são criadas, elas podem ser classificadas por tipo de atividade e ter sua prioridade definida. Neste momento as tarefas podem ser atribuídas a colaboradores específicos ou entrar numa lista de afazeres aguardando o próximo colaborador disponível. Isso depende de como o gerente prefere trabalhar.

Quando o projeto está em curso, o volume de tarefas concorrentes costuma ser grande e controlar seu andamento pode ser algo complexo, especialmente quando a quantidade de tarefas é muito grande, ou existem muitas tarefas de alta complexidade. É importante para o gerente e para a equipe envolvida saber o que está acontecendo, quais itens estão sendo resolvidos no tempo previsto, quais itens apresentaram alguma dificuldade de cumprimento de prazo e porque.

O controle de tarefas feito apoiado por uma ferramenta colaborativa de software facilita em muito o trabalho do gerente porque os colaboradores alimentam a ferramenta com o andamento de suas tarefas, podendo informar o status da tarefa, o tempo gasto ou os intervalos de tempo utilizados. A comunicação entre os envolvidos é enriquecida através de comentários colocados em suas tarefas e nas de outros colaboradores.

Para as reuniões periódicas de controle, o gerente pode lançar mão de relatórios contendo o conteúdo realizado desde o último encontro, além dos tempos investidos por cada colaborador em cada tipo de atividade.

Tasktool (www.tasktool.com.br) é uma ferramenta colaborativa online de comunicação corporativa e controle de tarefas. Permite a ocorrência de diversos projetos paralelos e usa o modelo SaaS, o que viabiliza um alto benefício contra um preço irrisório.

O gerente pode ter a qualquer momento uma visão instantãnea de cada projeto, inclusive aqueles com colaboradores remotos. Pode também ver o histórico de colaboração de cada pessoa envolvida, e ver a lista de tarefas em andamento, pendentes ou concluídas. A impressão de relatórios impressos para reuniões presenciais é tão simples quanto a inclusão de um comentário em alguma tarefa, deixando a comunicação interna algo muito facil e rápido.

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