Gerenciar o portfolio de projetos de uma organização é uma boa prática que resulta no alinhamento da estratégia com as operações. Ferramentas de software podem colaborar, e muito, na etapa de avaliação dos projetos em andamento.

Entre as diversas atividades de um empreendedor está a capacidade de avaliar e comparar os projetos em andamento no seu negócio. É interessante verificar o quanto cada projeto utiliza determinados recursos humanos ou tecnologias, quais tipos de atividade são mais (ou menos) demandadas, qual o tempo consumido e qual o valor consumido.

Comparar os projetos em andamento é uma atividade conhecida como gerenciamento de portfolio de projetos. A grande motivação desta atividade é a busca de alinhamento das operações com os interesses estratégicos do negócio. A comparação entre os projetos permite identificar quais estão mais alinhados com os objetivos estratégicos da empresa e quais podem comprometer o alcance desses objetivos. Adicionalmente, no caso de organizações que atendem mais de um projeto para o mesmo cliente, quais clientes apresentam demandas mais alinhadas ao interesse da organização.

O caminho natural de uma organização que gerencia seu portfolio é o alcance dos objetivos traçados como consequência da priorização dos projetos que agregam mais valor ao negócio.
A comparação entre projetos deve ser apoiada por métricas existentes nos processos operacionais. Ferramentas de software que possibilitam registrar o consumo de recursos operacionais por projeto são muito úteis para permitir a comparação de uso de recursos dentro de um período desejado, que pode ser mensal, semestral, anual, etc.

Tasktool (www.tasktool.com.br) é uma ferramenta voltada para o controle de tarefas e a melhoria de comunicação interna para organizações orientadas a projetos. Permite o registro de tempo consumido por cada profissional em cada atividade ocorrida em um projeto. Uma vez que as atividades podem ser classificadas, é possível realizar a comparação entre projetos para saber quanto tempo cada tipo de atividade consumiu em cada projeto e quanto tempo foi ocupado por cada colaborador em cada projeto. Tais  dados significam para o decisor muito valor para o futuro de seus bons negócios. Viabilizam a etapa de identificação dos projetos e a comparação entre eles em algumas métricas.

A etapa seguinte é relacionada à análise da comparação realizada entre os projetos e a definição dos projetos que devem ser priorizados em função de seu alinhamento com as estratégias corporativas, os riscos, a disponibilidade de recursos e outras considerações.

A etapa final é a seleção da carteira de projetos que deve ser mantida e a eventual carteira a ser descartada. A seleção de projetos deve considerar o balanceamento das diversas métricas envolvidas, como recursos humanos, riscos, tecnologias, disponibilidade de recursos, inovação, entre outros.

O processo de gerenciamento de portfolio é cíclico. Deve ocorrer periodicamente, de acordo com os interesses do negócio.

Uma ferramenta que cotidianamente registre os esforços de sua equipe em cada projeto facilita muito o levantamento adequado dos dados necessários a essas tomadas de decisão.

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